Antes de enviar todos tus documentos a una trituradora de papel o archivarlos en una montaña de facturas y otros documentos, debes saber qué debes guardar y qué debes botar.

“Es sorprendente oír que, cada día, una familia típica recibe entre cinco y diez documentos importantes relacionados con la escuela, las finanzas, los eventos sociales o el trabajo”, según Jack Gillis, ex director de asuntos públicos de la Federación de Consumidores de los Estados Unidos en Washington, D. C. Esto se traduce fácilmente en 50 documentos a la semana o 2,500 documentos al año.

Muchos negocios están pasando a entornos más libres de papel; sin embargo, seguimos inundados de papeles en nuestra casa. Llevar un registro de todo puede resultar abrumador.

Mira la lista para saber qué debes guardar y durante cuánto tiempo:

Para siempre:

• Aportaciones a la cuenta IRA—Conserva para siempre los registros de las aportaciones no deducibles en caso de que necesites demostrar que pagaste los impuestos por el dinero, cuando quieras retirarlo.

Siete años:

• Historiales fiscales—El IRS tiene tres años para auditar tu declaración y tú tienes tres años para presentar una declaración enmendada para reclamar una devolución, si cometiste un error. Si cometiste el error de declarar unos ingresos brutos inferiores al 25% o más en una declaración, el IRS tiene seis años para impugnarla. Si presentaste una declaración fraudulenta o no la presentaste, el IRS puede darse cuenta en cualquier momento.

Seis años a para siempre:

• Documentos de la casa—Conserva la información sobre el precio de compra y el costo de las mejoras permanentes de tu propiedad, como las remodelaciones. Además, si compras o vendes una propiedad, guarda los documentos de los gastos legales y de la comisión de tu agente inmobiliario durante seis años después de vender la casa. Guardar estos documentos, especialmente los de las mejoras de la casa, es importante y podría ayudarte a reducir el impuesto sobre el capital en el futuro (a pesar de los cambios en la legislación fiscal), si decides venderla.

Un año o más:

• Informes del plan de jubilación/ahorro—Conserva los informes trimestrales hasta que recibas el resumen anual; si todo está correcto en el resumen anual, puedes tirar los trimestrales. Lo más conveniente es guardar los informes anuales hasta que te jubiles o cierres la cuenta.
• Documentos de la cooperativa de crédito—Al final de cada año, revisa los estados de tus cuentas corrientes y de ahorro y guarda solo los relacionados con los impuestos, los gastos de la empresa y los pagos de la vivienda o la hipoteca.
• Facturas
  • Conserva las facturas y los recibos de compras como automóviles, joyas, muebles, computadoras, etc., para demostrar su valor en caso de pérdida o deterioro.
  • Conserva las facturas de productos o servicios que tengan asociada una garantía.
  • Las facturas de hospitales, las facturas de arreglos del carro y las copias de las recetas médicas deben guardarse hasta cinco años a partir de la fecha en que se prestó el servicio.
  • En el caso de facturas que no necesites por otras razones, una vez que sepas que tu cooperativa de crédito ha cobrado un cheque por una factura concreta, puedes tirarlo.

Un año:

• Talonarios de tu salario—Asegúrate de que la información de los talonarios de tu cheque de pago y el formulario W-2 anual coincidan cuando los recibas, y tira los talonarios, si es así. Si la información no coincide, avisa a tu empleador.

45 días a seis años:

• Recibos y estados de tarjetas de crédito—Conserva los recibos hasta que te llegue el estado mensual; si es correcto, bota los recibos a menos que los necesites por otras razones, como las garantías. Conserva los estados durante seis años, si contienen gastos relacionados con los impuestos.

Aunque es importante conservar estos documentos, es igual de importante guardarlos en el lugar adecuado. Un organizador de archivos para escritorio es una forma de empezar a archivar papeles. Cuando tu organizador para escritorio empiece a llenarse (o incluso antes), mueve los elementos a un lugar de almacenamiento más permanente, como un archivador o una caja de seguridad.

Saber dónde están los documentos importantes (como certificados de nacimiento, documentación financiera y certificados de matrimonio) es necesario en caso de inundación, tornado o incendio. Asegúrate de que sea fácil acceder a estos documentos en caso de que tengas que evacuar tu casa repentinamente.

Guarda todo lo que necesites conservar de forma permanente en una caja a prueba de fuegos o en una caja de seguridad. Conserva los certificados de matrimonio, los papeles del divorcio y los certificados de nacimiento en una caja de seguridad. Los expertos sugieren que no mantengas contigo la llave de la caja de seguridad, sino que guardes una en la casa y otra con un familiar, un amigo íntimo o un abogado.

Mantén a salvo los documentos importantes y mira la lista para saber qué guardar y qué botar. Si aún no estás seguro o tienes dudas, pide ayuda a alguien de tu cooperativa de crédito.